Vet ni vad som är värt att automatisera? Vi tar reda på det, innan ni lägger pengar på verktyg.

Vi tar reda på hur arbetet går till i dag och varför det behöver ändras. Vi läser era rutiner och dokument, intervjuar dem som gör arbetet, och ser på hur det görs. Allt vi dokumenterar bekräftas av dem vi talat med innan det används. Ur det skriver vi en beskrivning av nuläget och en lista över krav: vad verksamheten behöver, vad de som arbetar i processen behöver, och vad en lösning måste klara. Vi beskriver det framtida läget och tar fram alternativ för att nå dit, med nytta, kostnad, risk och osäkerhet för vart och ett. Att inte göra något är alltid ett av alternativen. Sedan rekommenderar vi ett av dem och skriver ut varför de andra valdes bort.

Ni får: en nulägesbeskrivning, en kravlista, en beskrivning av framtida läge, en rekommendation med alternativ, och en ordlista över era egna termer. Steget är klart när ni har godkänt kraven och rekommendationen.

Vi ritar upp processen som den går till i dag, i en workshop med dem som utför arbetet. Processkartan ritas i BPMN (Business Process Model and Notation), en internationell standard, i en avgränsad del som går att läsa utan utbildning och samtidigt är exakt nog att bygga automatisering på. Till processkartan hör en förteckning över varje steg, med vem som gör det, i vilket system, vilken information som går in och ut och hur lång tid det tar, och en förteckning över varje beslut som fattas i processen, med regeln bakom, om den finns dokumenterad. Sedan ritar vi processen som den ska gå till, där varje steg är märkt som manuellt, systemstött eller automatiserbart. Processägaren hos er godkänner processkartan.

Ni får: en processkarta över nuläget, en processkarta över framtida läge eller en förbättringslista, en aktivitetsförteckning, en beslutsförteckning, och ordlistan uppdaterad. Steget är klart när processägaren har godkänt processkartorna.

Nu finns allt som behövs för att bygga utan omtag: den godkända processkartan över framtida läge, förteckningarna över steg och beslut, kravlistan och de mätetal som ska visa om det lyckades. Överlämningen från steg två görs mot en checklista som bockar av att allt detta är på plats, och ni får den ifyllda checklistan. Innan vi bygger går vi igenom processen steg för steg och beslut för beslut. För varje del avgör vi om en regel, en AI-modell eller en människa ska bära den. Vi väljer den enklaste lösningen först: en regel före en modell, och en processmotor, ett program som håller ordning på varje ärende och vem som gör nästa steg, bara där den tillför något. Ni godkänner urvalet och bestämmer var allt ska köras, hos er eller hos en leverantör ni väljer. Sedan bygger vi mot de system ni redan har. Vi testar varje del för sig och sedan allt tillsammans, och ni godkänner driftstarten mot villkor som skrevs ned i förväg. Det en AI-modell föreslår granskar och godkänner en ansvarig hos er innan det används. Verktygen väljer vi efter uppgiften: processmotor, arbetsflödesverktyg, egen kod och AI-modeller som läser och strukturerar text.

Exempel på vad som kan byggas: en order som kommer som mejl blir ett orderförslag i affärssystemet, klart att granska och godkänna; en ny kund läggs upp i affärssystemet och kundregistret samtidigt, med kreditupplysningen hämtad; en prisfil skapas ur reglerna i affärssystemet när priserna ändras.

Ni får: automationer i drift, en överlämning till den hos er som ska förvalta dem, med varje fil, rättighet och rutin namngiven, och en uppföljning mot mätetalen. Steget är klart när utfallet har mätts mot de mätetal som analysen satte.